I praksis er det vanlig å sammenligne den nye indeksen med den som var gjeldende ved kontraktens start eller ved forrige regulering, og beregne justeringen derfra. Det er viktig å følge den spesifikke formelen i kontrakten, noen bruker en prosentvis endring, andre en multiplikasjon av indekser.

Det er verdt å merke seg at den årlige sammenligningen mot samme måned året før (dvs. å bruke endringen i KPI fra én bestemt måned til den samme måneden året før) ofte er en forenklet metode. Den riktige beregningen for indeksering av husleie er en multiplikativ prosess der man bruker vekstfaktorer, ikke en enkel additiv endring. Feil bruk kan føre til underregulering eller overdreven justering.

De siste årene har vist hvor viktig dette er. Inflasjonen har vært svært variabel, og mange utleiere har måttet tilpasse seg nye markedsforhold. Derfor ser vi en økende bruk av hybride løsninger, hvor KPI-justering kombineres med markedsbaserte tilpasninger eller begrensninger for å dele risiko. Dette kan for eksempel innebære å sette en nedre eller øvre grense for å unngå store svingninger.

Digitalisering spiller en avgjørende rolle her. Et godt system kan automatisere beregninger, håndtere ulike indekser og tilleggsklausuler, og sende automatiske varsler. Det reduserer risikoen for feil, sparer tid og gir bedre kontroll på inntektene.

Hva dere bør passe på:

• Gjennomgå kontrakten: Verifiser hvilken indeks som gjelder (f.eks. KPI eller KPI-JAE), hvilken referansemåned som er satt, og hvordan avrunding skal skje. Små formuleringer kan ha store konsekvenser for beregningen.

• Følg opp frister: Både interne rutiner og kontraktsfestede frister må overholdes for å sikre at varsling, beregning og godkjenning skjer i tid. Forsinkelse kan gjøre varslingen ugyldig og forsinke faktureringen, noe som påvirker likviditeten.

• Ikrafttredelse av unntak: Særlig klausuler som gulv/loft, midlertidige unntak eller tillegg må registreres nøyaktig i systemet for riktig beregning.

• Unngå manuelle regneark: Manuelle beregninger i Excel kan føre til feil og manglende sporbarhet. Bruk systemer som dokumenterer beregninger og varsler automatisk.

• Kommuniser tydelig: Send et klart varsler til leietaker med beregningsgrunnlaget for å forebygge spørsmål og konflikter.

• Ha et revisjonsspor: Dokumentasjonen på hvordan tallene er beregnet må være tilgjengelig for regnskapskontroll og eventuelle tvister.

Hvordan systemer hjelper: Et verktøy som Estatlab kan automatisere hele prosessen. Fra beregning av KPI for hele porteføljen, håndtering av ulike indeksgrunnlag og tilleggsklausuler, til å sende varsler og lagre revisjonsspor. Dette reduserer manuelt arbeid, feilmarginen og styrker kontrollen på inntektene.

Praktisk implementering: Sett opp en enkel rutine:

• Gå gjennom kontraktene nå og oppdater beregningsgrunnlaget.

• Sett interne frister (f.eks. lås beregningene på en bestemt dato).

• Legg inn unntak og spesialklausuler i systemet.

• Opprett standardvarsler

  
  

En effektiv håndtering av KPI-justeringer gir bedre kontroll, reduserer risiko for feil og sikrer at husleien følger prisendringene i markedet. Med riktige systemer og rutiner kan utleiere opprettholde en lønnsom og ryddig portefølje uten unødvendige konflikter. Ta derfor en gjennomgang av kontrakter og systemer i dag for å sikre at justeringene blir gjort riktig og effektivt.